1) Hazırlık Aşaması:

Değerlendirme süreci başlamadan önce işletmeler, sürecin nasıl işlemesi gerektiğini saptamalıdır.

Değerlemenin amacı net olarak belirlenmeli ve taraflarla paylaşılmalıdır. Değerlendirme sonuçlarının personelin eğitim ve kariyer gelişiminde,  üstün - geliştirilmesi gereken yönlerini netleştirilmesinde kullanılacağı ilgili taraflara anlatılmalıdır. Çalışanlar sürekli süreçler hakkında bilgilendirilmeli, değerlendirme için oluşabilecek önyargılara zemin hazırlanmamalıdır.

Focus PYS insan kaynakları uzmanlarımız, 360 derece performans yönetimi yapacak olan kurum çalışanlarına sürecin bütün aşamalarında gerekli bilgiyi vermektedir. Personelin sürece önyargısız ve tarafsız başlamasını sağlamaktadır.

2) Değerlendirme Kriterlerinin Belirlenmesi:

Değerlendirmeye tutulacak yetkinliklerin neler olduğu belirtilmeli, bu yetkinliklerin hangi boyutlarda değerleneceği belirlenmelidir. 360 derece değerlendirme sisteminde kabul gören 8 temel yetkinlik,

İletişim: Çalışanların iletişim becerilerinin yüksek olması, etkili iletişim kurması günümüzde mesleki bilgi kadar önemli bir yetkinlik haline gelmiştir. Aşağıdaki konular performans açısından sorgulanmaktadır.

- Başkalarını Dinlemek

- Süreçler hakkında bilgi sahibi olmak

- Etkili yazılı ve sözlü iletişim becerisine sahip olmak. 

Liderlik: Liderlik becerileri şu alt kriterler ile sorgulanmaktadır.

- Güven yaratmak ve dürüst olmak

- Önder olmak

- Yetki ve sorumlulukları dağıtmak

Değişimlere uyabilmek: Örgütler çevrelerinde meydana gelen değişimlere ayak uydurmak zorundadırlar. Bunu da elinde varolan insan kaynağı ile yapabilecektir. Kurum içindeki bireylerin değişme ayak uydurabilme özellikleri şu alt kriterler ile ölçülmektedir.

- Çevreye ve şartlara uyabilmek

- Yaratıcı düşünmek ve uygulamak

- Değişim dinamiklerini önceden fark edebilmek

İnsan ilişkileri: Takım çalışmasının önem kazandığı günümüzde çalışanların uyumları örgüt performansını etkilemektedir. Belirtilen kriterler çalışan bazında sorgulanmaktadır.

- Personel İlişkilerini geliştirmek

- Takım başarılarını yönlendirmek ve özendirmek

Görevin yönetimi: İşin yönetimi aşağıdaki kriterler sorgulanarak araştırılır

- Etkili çalışmak

- Teknolojiyi sisteme katma değer yaratacak şekilde kullanabilmek

- İş konusunda gayretli ve yetenekli olmak

Üretim ve iş sonuçları: Organizasyonlar etkili ve karlı mal ve hizmet üreterek ayakta kalmayı başarabilir. Bu süreç için temel kriterler,

 - Ne kadar planlayacağını ve ne zaman uygulayacağını bilmek,

 - Başarılı sonuçlar almak ve ısrarcı olmak.

Astların yetiştirilmesi: Farklı kademedeki personellerin bilgilerini astlarına aktarması organizasyonun sürdürebilirliği açısından önemlidir. Bu bilgi aktarımının somut göstergeleri aranarak performansa katkısı araştırılmaktadır.

- Bireysel yeteneklerin keşfedilip yetiştirilmesi

- Sabırlı, yardımsever ve etkili önder olunması

- Başarılı bir motivasyon politikası izlenmesi ekstra çabanın ödüllendirilmesi

Personelin geliştirilmesi: Sorumlu olunan personelin geliştirilmesi ve yetiştirilmesi hususunda çalışanların sorumluluk hissetmesi ve örgütsel kaynakları bu konuda yönlendirmesi araştırılmaktadır.

- Belirtilen Kriterler çerçevesinde farklı bakış açılarından geri besleme alınmaktadır.

- Uygulamalarda sorumlu ve kararlı bir örnek gösterilmesi

- İyileştirme için arayış içinde olunması

- Olumlu düşünce sistemine sahip olunması

Değerlendirmeye tabii tutulacak yetkinlikler, kurum yetkilileri ve Focus PYS uzmanları tarafından belirlenir. Focus PYS uzmanlarınca hazırlanan yetkinlik soruları değerlendirilecek grubun pozisyonuna göre hazırlanır.

3) Veri Kaynaklarının Seçimi:

Değerlendirmenin kim ya da kimler tarafından yapılacağı, organizasyon politikalarına bağlıdır. Değerlendiriciler bireyin; amiri, kendisi, iş arkadaşları varsa astları ve de tedarikçilerden oluşmaktadır.

Değerleme yapacak bireylere gerekli eğitimin verilmesi ve ön yargıdan uzak olmalarını sağlamak değerlendirmenin geçerliliği ve güvenilirliğini arttıracaktır. Değerlendiricilere değerlendirmenin amacı, nasıl yapılacağı, değerlendirme standartların neler olacağı hakkında detaylı bilgiler verilmeli, kullanılan kavramlar açıklanmalı, değerleme formlarının nasıl doldurulacağı öğretilmelidir.

360 derece performans değerleme sistemi ile elde edilen verilerin nasıl yorumlanacağı ve geri bildirim sonuçlarının personele nasıl bildirileceği konusunda değerlendiriciler aydınlatılmalıdır.

İş görenin ilk amiri tarafından değerlendirilmesi: Her çalışanın bağlı bulunduğu amir 360° performans sisteminde önemli bir role sahiptir. Yönetici yapılan işten beklenilenler ile çalışanın bu beklentileri ne derece yerine getirdiğini en yakından izleme olanağına sahip olması ve çalışanın performansından sorumlu olması nedeniyle değerlendirmede önemli bir kaynaktır.

Özdeğerleme: Çalışanın performansını değerlendirmesi ile kurum, çalışanın kendi performansı hakkındaki düşüncelerini öğrenmiş, birey de performansını gözden geçirme fırsatı sunulmuş olur. Çalışan kendi performans sonuçları ile veri kaynaklarından gelen sonuçları karşılaştırma fırsatı bularak performansı hakkında daha doğru görüşe sahip olur.

 Personelin iş arkadaşları tarafından değerlendirilmesi: Takım arkadaşlarının birbirlerini değerlendirmelerinin temelinde, birlikte çalışmanın karşılığı olarak birbirlerini iyi tanıyacağı ve performanslarını iyi gözlemleyebileceği düşüncesi yer almaktadır. Eşit seviyede çalışanların birbirleri hakkında geçerli ve güvenilir veriler sunduğu bilinmektedir.

 Personelin astları tarafından değerlendirilmesi: Astlar, en yakın üstleri tarafından değerlendirildiği gibi, üstler de en yakın astları tarafından değerlendirilecektir. Yöneticilerin astları tarafından değerlendirilmesi, astların üstleri ile iletişim kurmasını sağlamaktadır. Astın konu hakkında gerekli bilgiye sahip olması önemlidir.

Müşteriler tarafından değerlendirme: Çalışanların değerlendirilmesinde müşterilerden ve tedarikçilerden de yararlanılır. Özellikle hizmet sektöründe yer alan firmalar, personellerinin müşteri ile olan ilişkisi ve iş yapma düzeyi hakkında bilgiyi bu değerlendirme sonucu elde edebilir.        

Focus PYS uzmanları tarafından değerlendirme yapacak bireyler belirlenir. Ön yargıdan uzak yapılacak değerlendirmenin, 360 derece performans yönetiminin geçerliliği ve güvenilirliğini arttıracağı önemle belirtilir.

4) Veri Toplama Yöntemleri

360° değerlendirme sürecinin göz önünde bulundurulması gereken aşamalarından biri de veri toplama yöntemidir. Kurum çalışanlarının performansa konu olan niteliklerinin hangi kaynaklardan nasıl toplanacağına karar verilir. Veriler doğru ve önyargısız olmalıdır. Değerlendirme için veri kaynaklarının seçiminin önemli olduğu kadar doğru tekniklerle doğru verilerin toplanması da önemlidir. 2 ayrı veri toplama yöntemi kullanılmaktadır.

 1) Anket Yöntemi: Katılan birey sayısının fazla olması, sonuçların daha hızlı alınma avantajı sağladığı için ağ tabanlı sistemler daha fazla tercih edilmektedir. Anket yöntemi, personelin davranışları ile görevinde göstermiş olduğu etkinliğinin ölçülmesi amacıyla kullanılan ifadelerden ve değerini belirtecek ölçeklerden oluşur. Anketler, genellikle çoktan seçmeli sorulardan oluşur, bazen de açık uçlu sorularla, değerlendirme yapan kişiye, değerlendirdiği kişi hakkında gözlemlerini aktarım yapma sansı da verir. Sorular uzmanlardan destek alınarak hazırlanmalı, kısa ve anlaşılır olmalıdır.

 2) Görüşme Tekniği: veri toplama tekniğidir konusunda uzman kişiler tarafından genellikle birebir ve yüz yüze yapılır. Görüşme mülakat havasında geçebileceği için performans değerleme sürecine zarar vermemesi önemlidir.

Focus PYS, değerlendirmeye tabi tutulacak her kullanıcıya anket yöntemi ile sorular ileterek gerekli verileri toplar. Uygun gördüğü durumlarda uzmanlarımız görüşme tekniğini kullanır. Bireyler ile birebir görüşerek verilerin toplanmasını sağlar.

4)Değerleme Formlarının Dağıtılması Verilerin Analizi

360 derece performans değerlemesinde hazırlanan formlar personele ve yöneticilere dağıtılır. Bireyin performansı ve iş hayatında ki davranışları değerlendirilip puanlandıktan sonra toplanır ve sonuçlar uzmanlarca incelenir.

Toplanan sonuçlar uzmanlar tarafından analiz edilip yorumlanarak raporlar halinde sunulur. Raporlar profesyonel geribildirimlerle ve kolay anlaşılabilir şekilde hazırlanmalıdır. Değerlendirilen kişi, veriler sonucunda güçlü ve geliştirilmesi gereken yönlerinin farkına varabilmektedir. Raporlama ile personelin eğitim ihtiyacı belirlenmiş olur.

Focus PYS uzmanlarınca hazırlanmış yetkinlik soruları değerlendiriciler tarafından değerlendirme döneminde Focus PYS ekranından puanlandırılır. Puanlandırmaya tabii tutulan her bireyin sonuçları uzmanlarımızca incelenir. 

5) Değerleme Sonunda Geri Bildirim Verilmesi

- Geri bildirim kişinin performansı hakkında, değerlendiriciden değerlendirilene doğru yapılan bilgi akışıdır.

- Bireyin zayıf olduğu ve geliştirmesi gerektiği konularda geri bildirim vererek, eksiklikleri giderme fırsatı sunulmaktadır.

- 360 derece değerlendirme sistemini diğer performans değerleme sitemlerinden ayıran en önemli özellik geribildirim faktörüdür.

- Geri bildirimler, eleştirel değil, destekleyici yorumlar içermelidir, kişinin davranışlarını yönlendirmeli, işe karşı motive etmeli, çalışanlar arasında iletişimi geliştirmeli ve sürekli öğrenmeyi teşvik etmelidir.

 - Etkili bir geri bildirim, kişinin kendisinden çok sergilemiş olduğu davranışa odaklıdır. Çalışanlara değişmeleri yönünde uyarıda bulunmak yerine, hangi konularda kendilerini geliştirmeleri gerektiği hakkında bilgi vermelidir.

- Çalışanlara örgütün onlardan beklediği davranışları, ulaşmaları gereken noktaya hangi uzaklıkta oldukları anlatılmalıdır. Aynı zamanda çalışanların göstermiş olduğu yüksek performansları ödüllendirmeli, bireyin motivasyonunu arttırmalı. Bu ödüllendirme çalışanın örgütü daha çok sahiplenmesine yardımcı olacaktır.

Focus PYS uzmanları tarafından analiz edilip yorumlanan sonuçlar raporlar halinde her personelin kendi kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaptığı Focus PYS ekranında görüntülenmektedir.  Değerlendirilen kişi, rapor ile güçlü ve geliştirilmesi gereken yönlerinin farkına varabilmektedir. Böylelikle personelin eğitim ihtiyacı belirlenmiş olur.